Privacy Verklaring
Versie: april 2025
Hotel Marktstad | Slot Hotel verwerkt dagelijks persoonsgegevens van gasten, bezoekers en andere betrokkenen. Wij hechten grote waarde aan uw privacy en gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden en op welke rechtsgrondslag, en welke rechten u als betrokkene heeft.
Hotel Marktstad | Slot Hotel is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Bij vragen over deze verklaring kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld in hoofdstuk 11.
Deze privacyverklaring is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).
1. Toepasselijkheid
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Hotel Marktstad | Slot Hotel, waaronder verwerkingen die plaatsvinden in het kader van:
• verblijf in het hotel;
• gebruik van restaurant- en cateringdiensten;
• reservering van vergader- en evenementenruimten;
• gebruik van de website www.hotelmarktstad.nl;
• deelname aan nieuwsbrieven, acties of prijsvragen;
• sollicitatieprocedures;
• andere contactmomenten met Hotel Marktstad | Slot Hotel.
Deze privacyverklaring is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door derde partijen, zoals boekingsplatforms of reisbureaus. Wij raden u aan de privacyverklaringen van deze partijen afzonderlijk te raadplegen.
2. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is:
Hotel Marktstad
Hofstraat 8
1741 CE Schagen
Telefoon: 0224 – 230303
E-mail: receptie@hotelmarktstad.nl
KvK-nummer: 78481589
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarvoor?
Hieronder lichten wij per categorie toe welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welk doel en op welke rechtsgrondslag (conform artikel 6 AVG).
a. Kamer- en zaalboekingen
Voor het boeken van een kamer, vergaderruimte, zaal of andere faciliteit verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
• naam, adres, woonplaats;
• geboortedatum (ter verificatie leeftijd);
• telefoonnummer en e-mailadres;
• nationaliteit;
• aankomst- en vertrekdatum;
• betalingsgegevens;
• bijzondere verzoeken en voorkeuren (vrijwillig verstrekt);
• gezondheidsgegevens, uitsluitend indien door u verstrekt en alleen ten behoeve van de uitvoering van uw verblijf (bijv. dieetwensen of toegankelijkheidsbehoeften).
Wij zijn op grond van de Wet op de identificatieplicht verplicht uw identiteit te controleren bij aankomst. Dit doen wij op basis van een door u getoond identiteitsdocument; wij maken hier geen kopie van tenzij wettelijk vereist.
Wij zijn tevens wettelijk verplicht de volgende gegevens van gasten te registreren: naam, woonplaats, type legitimatiebewijs, dag van aankomst en dag van vertrek.
Rechtsgrondslag: uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG); wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG); toestemming voor gezondheidsgegevens (art. 9 lid 2 sub a AVG).
b. Restaurantreserveringen
Bij een reservering in ons restaurant verwerken wij: naam, e-mailadres, telefoonnummer en taalvoorkeur. Op verzoek registreren wij ook allergiespecifieke informatie, uitsluitend om u veilig van dienst te zijn.
Rechtsgrondslag: uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG); toestemming voor gezondheidsgegevens inzake allerëniën (art. 9 lid 2 sub a AVG).
c. Nieuwsbrief en e-mailmarketing
Indien u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief of andere communicatie-uitingen verwerken wij uw naam en e-mailadres. U kunt zich te allen tijde uitschrijven via de afmeldlink in de e-mail.
Rechtsgrondslag: toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG).
d. Contactformulier en klantenservice
Wanneer u contact met ons opneemt via het contactformulier of per e-mail/telefoon, verwerken wij uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht.
Rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) – het kunnen beantwoorden van vragen en verlenen van dienstverlening.
e. Cameratoezicht
Hotel Marktstad | Slot Hotel maakt gebruik van cameratoezicht in en rondom het hotel voor zover noodzakelijk om de veiligheid van gasten en medewerkers te waarborgen en eigendommen te beschermen. Camerabeelden worden niet langer dan vier weken bewaard, tenzij een incident aanleiding geeft tot langere opslag.
Rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).
f. Prijsvragen en acties
Bij deelname aan prijsvragen of acties verwerken wij uw naam en contactgegevens om winnaars te notificeren en de actie uit te voeren.
Rechtsgrondslag: toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG).
g. Sollicitatieprocedure
Bij sollicitaties verwerken wij naam, geslacht, contactgegevens, motivatiebrieven, opleidingsniveau en arbeidsgeschiedenis. Deze gegevens worden uiterlijk vier weken na afronding van de procedure verwijderd, tenzij u toestemming geeft voor langere bewaring ten behoeve van toekomstige vacatures.
Rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG); toestemming voor langere bewaring (art. 6 lid 1 sub a AVG).
h. Evaluatie van dienstverlening
Voor het evalueren van onze dienstverlening kan Hotel Marktstad | Slot Hotel een derde partij inschakelen. Deelname hieraan is vrijwillig. U maakt zelf de keuze of u persoonsgegevens achterlaat ten behoeve van een evaluatie.
Rechtsgrondslag: toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG).
4. Delen van persoonsgegevens met derden
Hotel Marktstad | Slot Hotel deelt uw persoonsgegevens alleen met derden voor zover dit noodzakelijk is voor de dienstverlening of op grond van een wettelijke verplichting. Wij delen uw gegevens in de volgende gevallen:
• IT-dienstverleners en softwarepartijen die namens ons diensten uitvoeren (verwerkers);
• boekingsplatforms of reisorganisaties via wie u de boeking heeft geplaatst;
• evenementorganisaties, indien u als onderdeel van een groepsevenement of vergadering aanwezig bent;
• toezichthouders of andere overheidsinstanties, indien een wettelijke verplichting ons hiertoe verplicht.
Met partijen die als verwerker namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst af die hen verplicht tot naleving van de AVG. Partijen die als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke optreden, zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
Landen binnen de EER bieden een gelijkwaardig beschermingsniveau als Nederland. Hotel Marktstad | Slot Hotel geeft uw persoonsgegevens buiten de EER alleen door indien er een passend beschermingsniveau aanwezig is, bijvoorbeeld op basis van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses).
5. Bewaartermijnen
Hotel Marktstad bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist. Wij hanteren de volgende richtlijnen:
• Boekings- en verblijfsgegevens: zeven jaar (fiscale bewaarplicht);
• Camerabeelden: maximaal vier weken, tenzij een incident aanleiding geeft tot langere bewaring;
• Sollicitatiegegevens: vier weken na afloop van de procedure (of langer met uw toestemming, maximaal één jaar);
• Nieuwsbriefgegevens: zolang u ingeschreven blijft, plus drie maanden na uitschrijving;
• Contactformuliergegevens: maximaal twee jaar na afhandeling van uw verzoek.
6. Beveiliging van persoonsgegevens
Hotel Marktstad | Slot Hotel treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of onrechtmatige verwerking. Wij hanteren onder meer de volgende maatregelen:
• versleutelde opslag van persoonsgegevens;
• toegangsbeveiliging op basis van het ‘need to know’-principe;
• periodieke controle van onze IT-systemen en beveiligingsmaatregelen;
• contractuele beveiligingsverplichtingen voor verwerkers en IT-leveranciers.
Indien zich desondanks een beveiligingsincident voordoet, nemen wij direct maatregelen om de gevolgen voor uw privacy zoveel mogelijk te beperken. Indien het incident meldingsplichtig is, melden wij dit bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij u indien vereist.
7. Cookies en website
De website van Hotel Marktstad | Slot Hotel maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij uw websitebezoek op uw apparaat worden geplaatst. Wij maken gebruik van de volgende soorten cookies:
• Functionele cookies: noodzakelijk voor het correct functioneren van de website, zoals het onthouden van uw reserveringsgegevens binnen een sessie. Deze cookies vereisen geen toestemming.
• Analytische cookies (o.a. Google Analytics): voor inzicht in websitebezoek en verbetering van onze dienstverlening. De gegevens worden geanonimiseerd verwerkt en niet gedeeld met derden voor commerciële doeleinden.
• Marketingcookies: voor gepersonaliseerde advertenties en aanbiedingen, uitsluitend met uw toestemming. Wij maken hierbij gebruik van onder meer de Facebook Pixel (Meta), Google Ads en Pinterest Tag. Via deze tools kunnen wij het effect van advertenties meten en bezoekers gepersonaliseerde advertenties tonen op platforms als Facebook, Instagram en Google. Deze partijen ontvangen daarvoor gegevens over uw websitegedrag.
Bij uw eerste bezoek aan onze website vragen wij via een cookiebanner uw toestemming voor het plaatsen van niet-functionele cookies. U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment wijzigen via de cookiebanner of via uw browserinstellingen.
Op de website zijn knoppen en/of links naar sociale mediaplatforms opgenomen. Daarnaast maakt de website gebruik van trackingscripts van derden, waaronder de Facebook Pixel (Meta) en Pinterest Tag, die gegevens over uw websitebezoek kunnen verzamelen en doorzenden naar de betreffende platforms. Hotel Marktstad is niet verantwoordelijk voor de verdere verwerking van uw gegevens door deze partijen. Wij adviseren u de privacyverklaringen van Meta, Pinterest en Google te raadplegen.
Meer informatie over cookies en het beheren of verwijderen ervan vindt u op www.consuwijzer.nl.
8. Aansprakelijkheid
Hotel Marktstad | Slot Hotel is niet aansprakelijk voor ongeoorloofde of onbevoegde verwerking van persoonsgegevens die niet aan Hotel Marktstad | Slot Hotel kan worden toegerekend. Tevens is Hotel Marktstad | Slot Hotel niet verantwoordelijk voor de handelingen of het nalaten van derde partijen waarnaar op de website wordt verwezen.
Ondanks de zorg die wij besteden aan onze website, kan deze onjuistheden bevatten. Hotel Marktstad is niet aansprakelijk voor technische of inhoudelijke fouten op de website, noch voor schade als gevolg van het gebruik van of de tijdelijke onbeschikbaarheid van de website.
9. Uw privacyrechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
9.1 Recht op inzage (art. 15 AVG)
U heeft het recht om te vragen of wij uw persoonsgegevens verwerken en om inzage te krijgen in de betrokken gegevens, de verwerkingsdoeleinden, de categorieën van gegevens, de ontvangers en de bewaartermijnen.
9.2 Recht op rectificatie (art. 16 AVG)
U heeft het recht onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen.
9.3 Recht op verwijdering (‘recht op vergetelheid’) (art. 17 AVG)
U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen indien:
• de gegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt;
• u uw toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrondslag is;
• de gegevens onrechtmatig worden verwerkt;
• verwijdering op grond van een wettelijke verplichting vereist is.
9.4 Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG)
U kunt ons in bepaalde omstandigheden verzoeken de verwerking van uw gegevens te beperken, bijvoorbeeld wanneer de juistheid van de gegevens door u wordt betwist.
9.5 Recht op dataportabiliteit (art. 20 AVG)
Indien de verwerking plaatsvindt op basis van uw toestemming of in het kader van een overeenkomst, kunt u ons verzoeken uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of rechtstreeks door te sturen aan een andere dienstverlener.
9.6 Recht van bezwaar (art. 21 AVG)
U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang. Wij staken de verwerking tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aanvoeren. Bij verwerking voor direct marketingdoeleinden staken wij de verwerking altijd na bezwaar.
9.7 Recht op intrekking van toestemming
Indien de verwerking berust op uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken. Dit laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.
10. Uitoefenen van uw rechten en klachten
Wilt u gebruik maken van een of meer van de hierboven genoemde rechten, of heeft u vragen over deze privacyverklaring? Neem dan contact met ons op via:
Hotel Marktstad – t.a.v. de privacyverantwoordelijke
Telefoon: 0224 – 230303
E-mail: receptie@hotelmarktstad.nl
Website: www.hotelmarktstad.nl
Wij reageren binnen vier weken op uw verzoek. Ter verificatie van uw identiteit vragen wij u een kopie te overleggen van een geldig identiteitsbewijs, waarbij u de pasfoto en het BSN-nummer kunt afschermen.
Bent u van mening dat wij uw persoonsgegevens niet conform de AVG verwerken? Dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), bereikbaar via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
11. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Hotel Marktstad behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring periodiek te actualiseren om te blijven voldoen aan de geldende wet- en regelgeving of om wijzigingen in onze dienstverlening te reflecteren. De meest recente versie wordt gepubliceerd op www.hotelmarktstad.nl. Wij adviseren u deze pagina regelmatig te raadplegen.
Bij wezenlijke wijzigingen stellen wij u hiervan op de hoogte via e-mail of via een melding op onze website.
Hotel Marktstad | 0224 – 230303 | www.hotelmarktstad.nl | Versie april 2025